هدایای تبلیغاتی که توسط سازمان‌ها مورد استفاده قرار می‌گیرند در بسیاری مواقع جزئی مهم از برنامه بازاریابی می‌باشند. با این وجود این ابزار می‌تواند در دنیای تجارت یک شمشیر دو لبه به شمار بیاید. هدایای تبلیغاتی اگر به طور صحیح استفاده شوند شرکت را مجهز به راهکاری ارزشمند برای تقویت روابط با مشتریان و کارکنان کلیدی، ایجاد وجهه‌ای خوب و برقراری روابط جدید می‌کند. وقتی شما به کسی هدیه می‌دهید نشان دهنده این است که رابطه برایتان مهم است. این فعالیت در کسب و کار هم جنبه علمی دارد و هم یک هنر محسوب می‌شود. متون بسیاری دررابطه با قواعد، راهنمایی و پیشنهادها در مورد هدیه دهی در تجارت وجود دارد.
از طرفی نباید فراموش کنیم که محصولات تبلیغاتی تنها جزئی از فعالیت بازاریابی ما هستند. به همین علت باید انتخاب و استفاده آن‌ها به نحوی انجام شود که باعث تشدید نتایج فعالیت ما شود. به طور مثال آنچه که ما در آگهی‌ها می‌بینیم و می‌شنویم به زودی فراموش می‌شود اما همراه شدن آن با یک هدیه تبلیغاتی می‌تواند جایگاه آن را در اذهان عمومی ماندگار کند.
هدیه‌های تبلیغاتی معمولا در ایران وسایلی هستند که روی آن‌ها لوگو یا برند شرکت نقش بسته و به افراد مختلف از مشتریان تا بازدیدکنندگان غرفه و کارمندان خود سازمان ارائه می‌شود. در زبان انگلیسی چنین هدایایی Advertising Specialties یا Promotional Products نامیده می‌شوند. با این حال واژه دیگری با عنوان Business Gifts وجود دارد که شاید بتوان آن را هدیه تجاری ترجمه کرد.
تفاوت هدایای تجاری در این است که می‌تواند از حالت شی با لوگوی چاپی خارج شده و حتی بلیط یک تور مسافرتی نیز باشد. این هدایا بیشتر به شرکای تجاری و مشتریان ارزشمند داده می‌شود و حالتی خاص‌تر دارد و در صورتی که از اقلام نیز استفاده شود سعی می‌شود محصولات با کیفیت بالا انتخاب شوند. به طور مثال ممکن است به بازدید کننده غرفه در نمایشگاه یک خودکار بیک با لوگوی سازمان داده شود اما به نماینده شرکت در همان نمایشگاه خودکار یوروپن داده شود که یا اصلا لوگوی شرکت را ندارد یا به صورت کاملا نا محسوس بر روی آن درج شده باشد.
با این اوصاف هدایای تبلیغاتی و تجاری به طور کلی دارای ۳ تقسیم بندی هستند. دسته اول Give-away نام دارند، این محصولات به طور کلی با کیفیت و قیمت پایین و تیراژ بالا هستند که کمتر جنبه شخصی دارند و بیشتر برای ترویج نام سازمان کاربرد دارند. دسته بعدی هدایای استاندارد هستند که با ارزش‌تر از دسته قبلی بوده و دریافت کننده آن نیز افراد خاص‌تری هستند. مانند سررسیدی که آخر سال داده می‌شود. دسته آخر نیز شامل هدایای لوکس می‌شود که قیمت بالاتر، تعداد کمتر و برند معتبر از مشخصات آن است. هدیه یک ست چرم به مدیر یک سازمان همکار می‌تواند از این نوع باشد.
در بحث هدایای سازمانی و تبلیغاتی سه موضوع مورد توجه است
موضوعات مرتبط با بازاریابی
از این دیدگاه نقش و هدف هدیه، بودجه مورد نظر و دریافت کننده محصول بررسی می‌شود.
موارد عملی
انتخاب هدیه مناسب در زمان مناسب و …
موضوعات بین فرهنگی و اخلاقی
چگونه به افراد کشورهای دیگر هدیه دهیم و چطور هدایا از رشوه تمیز داده می‌شوند.
مباحث بازاریابی
همانطور که گفته شد هدیه‌های تبلیغاتی تنها جزئی از برنامه بازاریابی ما هستند که در صورت استفاده درست از آن‌ها می‌توانند تکمیل کننده سایر اجزاء آمیخته بازاریابی باشند:
تبلیغات: هدیه‌های تبلیغاتی و تجاری بازتابی ملموس‌تری از مخارج تبلیغات هستند و برای دریافت کننده آن نیز ماندگارتر و مفیدترند.
روابط عمومی: با توجه به قابل هدف گیری بودن حالت خلاقانه‌ای که این محصولات دارند می‌توانند به صورت بهینه‌تری برای سازمان ایجاد آگاهی کنند. در رویدادهای روابط عمومی تقدیم یک هدیه تبلیغاتی مناسب می‌تواند سرآغاز مناسبی برای شکستن یخ اولین دیدار و شروع یک گفتمان تجاری باشد.
تخفیفات فروش: دادن هدیه می‌تواند به اتخاذ تصمیم خرید سرعت بخشد، معرفی و پذیرش یک خدمت و کالای جدید را تسریع کند و به طور کلی مشتریان را ترغیب به اقدام سریعتر کند.
فروش فردی: آنچه در جلسات فروش گفته می‌شود ممکن است فراموش گردد، اما داشتن یک هدیه از این جلسه می‌تواند شما را به مشتری یادآوری کند و در تصمیمات بعدی او برای خرید اثرگذار باشد.
قدم بعدی تعیین اهدافی است که سازمان از توزیع هدایای تبلیغاتی دارد. برای مثال تقدیر از مشتریان، ایجاد آکاهی عمومی نسبت به بر هدیه‌های تبلیغاتی از نظر کارشناسان یک سرمایه گذاری هستند. چرا که با توجه به تئوری جبران متقابل (Reciprocity Theory) کسی که چنین هدیه‌ای را از یک سازمان دریافت می‌کند نه تنها حس می‌کند که از او قدردانی شده است، بلکه به صورت زیرکانه‌ای او را ترغیب خواهند کرد که به جبران این لطف همکاری خود را با سازمان ادامه دهد. در این حالت اهدا کننده و دریافت کننده هدیه وارد یک قرارداد اجتماعی می‌شوند که در آن شناخت، اجبار و انتظارات وجود دارد. بدهی اجتماعی بوجود آمده باید به نحوی بازپرداخت شود که درصورت هوشمندانه عمل کردن تداوم چنین ارتباطی باعث بوجود آمدن وفاداری بین دو طرف می‌شود. چه طرف دوم مشتری شما باشد یا کارمند شما.
البته باید توجه کرد که بین نشان دادن حسن نیت و ایجاد احساس اجبار بایستی تعادلی برقرار شود. اگر هدف خود را از دادن هدیه صرفا نشان دادن حسن نیست بگذاریم، افزایش فروش در اثر این اقدام ممکن است نادیده گرفته شود. با این حال ایجاد احساس اجبار در مشتری توسط هدیه برای ادامه همکاری با ما خود ممکن است نتیجه ای عکس داشته باشد و مشتری را از ما دور کند. ارتقاء تصویر سازمان، ترویج محصول یا خدمت جدید و حتی انگیزه دادن به کارکنان خود بخشی از این اهداف هستند.